Pengertian Kearsipan, Tujuan, dan Macam-Macam Wajib Diketahui

Pengertian kearsipan – Mungkin banyak dari teman-teman sudah familiar dengan istilah kearsipan, dimana istilah tersebut berasal dari kata arsip.

Arsip bisa diartikan sebagai berkas, file atau juga bundel yang didalamnya berisi hal-hal yang dianggap penting.

Lalu apa yang dimaksud dengan kearsipan? Secara sederhana kita bisa mengartikan kedudukan file sebagai benda, sedangkan kearsipan adalah kegiatannya.

Kegiatan seperti apa? Tentu kegiatan yang mengatur tentang hal yang berkaitan dengan pengumpulan arsip, mulai dari penciptaan, penerimaaan, pencatatan, dan juga penyimpanan.

Seperti yang kita tahu, banyak aspek-aspek kehidupan yang membutuhkan pengarsipan, karena memang banyak sekali manfaatnya.

Salah satu manfaat dari adanya arsip tersebut adalah bisa menjadi bukti sejarah, atau bukti apapun yang membutuhkan sebuah catatan peristiwa.

Karena itu alangkah lebih baiknya kalau kita juga mempelajari sedikit tentang kearsipan. Paling tidak materi ini bisa menjadi pengetahuan dasar.

Pengertian Kearsipan Menurut Para Ahli

Pengetahuan dasar yang perlu teman-teman ketahui mengenai kearsipan adalah tentang apa definisi dari kearsipan itu sendiri.

Karena definisi ini bisa memberi gambaran yang cukup jelas bagi orang-orang yang baru mengenal kata kearsipan.

Nah di bawah ini terdapat beberapa ahli yang memiliki pengertian berbeda-beda mengenai apa itu kearsipan, yuk langsung saja simak bagaimana perbedaan tersebut:

Pengertian Kearsipan Menurut Subroto

Menurut R. Subroto arsip merupakan kegiatan penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan, dan bahkan pemusnahan arsip.

Drs. I.G. Wursanto

Berbeda dengan R. Subroto, Wursanto mengemukakan pendapat mengenai arsip, baginya arsip adalah aktivitas pengaturan atau manajemen arsip yang menggunakan sistem tertentu. Sehingga nantinya jika dibutuhkan arsip-arsip tersebut bisa ditemukan dengan mudah dan cepat.

Drs. The Liang Gie

Sebenarnya pengertian The Liang Gie ini hampir sama dengan Wursanto, bahwa arsip merupakan kumpulan warkat-warkat yang disimpan secara sitematis, sehingga nantinya bisa ditemukan dengan mudah ketika dibutuhkan.

Pengertian Kearsipan Menurut Ensiklopedia Administrasi

Kemudian ensiklopedia juga turut menjelaskan tentang definisi kearsipan. Paling tidak terdapat dua gambaran besar, yaitu:

Bentuk kegiatan atau pekerjaan tata usaha yakni berupa penyusunan warkat secara sistematis sehingga nantinya jika diperlukan bisa ditemukan kembali dengan cepat.

Rangkaian langkah-langkah atau tata cara yang teratus sesuai dengan pedoman tertentu tentang penyusunan warkat sehingga jika diperlukan bisa ditemukan secara cepat.

Pengertian Kearsipan Secara Umum

Jadi setelah membaca pandangan beberapa ahli tentang pengertian kearsipan, kita bisa menarik kesimpulan bahwa secara umum kearsipan adalah proses manajemen atau pengaturan termasuk juga penyimpanan bahan-bahan warkat secara sistematis. Yang mana nantinya bisa ditemukan secara cepat dan mudah jika diperlukan kembali.

Tujuan Kearsipan

Barangkali dengan menyimak tujuan adanya kearsipan berikut ini bisa meyakinkan teman-teman bahwa kearsipan adalah hal yang sangat penting:

• Jika suatu saat kita membutuhkan kembali suatu berkas atau arsip, hal tersbeut bisa mudah untuk ditemukan
• Untuk menyimpan setiap jejak dengan rapi
• Untuk kelancara tugas sebuah perusahaan, kantor, atau juga lembaga
• Untuk menjaga bahan-bahan arsip

Jenis-Jenis Arsip

Arsip sendiri memiliki jenis atau macam yang berbeda-beda, dimana setiap jenisnya memiliki fungsi atau penggunaan yang berbeda-beda. Secara umum arsip terbagi menjadi lima jenis, di antaranya yaitu:

Arsip Dinamis

Pada umumnya arsip dinamis digunakan dalam perencanaa, dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan, karena memang arsip ini dipergunakan secara langsung.

Arsip Aktif

Arsip ini berguna dalam penyelnggaraan administrasi, karena arsip aktif merupakan arsip dinamis yang terus menerus dan secara langsung. Artinya arsip ini sampai kapanpun masih terus dibutuhkan dan disimpan secara terus menerus juga.

Arsip Inaktif

Sedangkan arsip inaktif merupakan arsip dinamis yang penggunaannya sudah menurun dalam pengadaan administrasi.

Arsip Duplikasi

Seperti penyebutannya, arsip duplikasi adalah arsip yang secara bentuk dan isi sama dengan arsip aslinya atau yang sebenarnya.

Arsip Statis

Berbeda dengan arsip dinamis yang digunakan secara langsung, arsip statis tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan atau pengadaan administrasi lembaga.