Bagian-Bagian Surat yang Wajib Dipahami Oleh Seorang Sekretaris

Bagian-Bagian Surat – Definisi surat dalam KBBI adalah kertas yang berisi tulisan informasi dari si pengirim dan ditujukan kepada si penerima. Sebagai salah satu media komunikasi surat juga dapat digunakan untuk berkirim pesan dan berita.

Jika dahulu wujud surat hanya dalam bentuk kertas, seiring berkembangnya teknologi kini dikenal juga jenis surat digital atau surat elektronik. Dimana surat tersebut biasanya dikirim via email atau faximile.

Bagian-Bagian Surat Resmi dan Tidak Resmi

Nah, bagi kamu yang bercita-cita bekerja menjadi seorang sekretaris atau yang berkaitan dengan administrasi, tentu kamu wajib memahami bagian-bagian yang harus ada dalam sebuah surat

Seperti yang kita ketahui secara umum surat terbagi menjadi surat resmi dan surat tidak resmi. Nah, berikut bagian-bagian utama setidaknya harus dalam sebuah surat:

Kepala Surat

Dalam surat resmi kepala surat sekaligus menunjukkan identitas dari mana surat tersebut berasal. Sebuah organisasi atau perusahaan atau instansi memiliki logo, nama, dan alamat kantor yang semua tertuang di dalam kepala surat, biasa kita sebut sebagai kop surat.

Segala informasi penting lainnya dapat ditemukan pada bagian kepala atau kop surat ini, hingga alamat email, nomor telepon, dan informasi lainnya.

Berbeda halnya dengan surat tidak resmi yang biasanya dibuat oleh badan pribadi bukan perusahaan. Kepala surat hanya berisikan tempat dan tanggal pembuatan surat serta identitas si penerima surat. Misal sebagai contoh:

Kepada Yth.
Wali Kelas VI.B SDN SUKAMAJU
Di Tempat

Dimana penulisan identitas penerima ini didahului oleh penulisan tempat dan waktu pembuatan surat di sebelah kanan atas badan surat.

Nomor Surat dan Lampiran

Nah yang kedua ini biasanya hanya ada pada surat resmi saja. Dimana berfungsi untuk penomoran arsip surat keluar dan surat masuk. Selain itu nomor surat juga dapat dijadikan sebagai penunjuk saat mengadakan hubungan surat menyurat, dimana masing-masing perusahaan memiliki format tersendiri.

Lampiran digunakan sebagai petunjuk tentang dokumen yang disertakan bersama surat yang bersangkutan. Untuk surat resmi lampiran dinyatakan dalam jumlah yang pasti.

Perihal

Peletakan perihal surat biasanya jadi satu dengan nomor surat dan lampiran, yaitu pada pojok atas kiri badan surat di bawah kepala surat. Dalam surat tidak resmi perihal surat juga dapat diletakkan di bawah alamat tujuan (penerima), di atas atau di bawah salam pembuka ditulis menjorok ke kanan.

Alamat

Seperti yang dijelaskan sebelumnya alamat atau tujuan surat termasuk ke dalam bagian kepala dalam surat tidak resmi. Berdasarkan letaknya pada badan surat, alamat tujuan surat terbagi menjadi alamat luar dan alamat dalam.

Alamat luar merupakan petunjuk informasi yang dituliskan di bagian depan amplop, berfungsi sebagai petunjuk alamat bagi petugas kurir saat mengantarkan surat. Sedangkan alamat dalam merupakan alamat petunjuk langsung bagi penerima surat atau petunjuk bagi petugas kearsipan surat.

Isi Surat

Dalam ini isi surat dimulai dengan salam pembuka, paragraf pembuka, isi surat, paragraf penutup, dan salam penutup. Salam pembuka dan penutup berfungsi untuk penghormatan kepada si penerima sehingga menumbuhkan rasa keakraban.

Sebelum menulis inti dalam isi surat berikan sedikit pendahuluan pada paragraf pembuka untuk membuat pembicaraan. Sebelum mengakhiri surat juga sajikan paragraf penutup yang biasanya berisi kesimpulan dari maksud yang ingin disampaikan.

Identitas Pengirim

Identitas pengirim terletak di akhir surat, berisikan nama terang pengirim, jabatan (jika dalam surat resmi), dan tanda tangan. Dalam surat resmi juga biasanya ditambahkan tembusan, yang biasanya digunakan jika surat tersebut perlu diketahui oleh banyak pihak yang bersangkutan.

Catatan/ NB

Terakhir catatan atau biasa disingkat NB merupakan pesan singkat yang dituliskan jika perlu di bagian paling bawah ujung surat. Bagian NB ini seringkali ditambahkan dalam surat tidak resmi, yang dalam bahasa lain disebut dengan PS, contoh: PS: “I Love You”.

Originally posted 2020-06-03 14:30:52.

3 Amalan dan Doa di Malam Lailatul Qadar [Lengkap] Amalan-amalan dan Doa Malam Lailatul Qadar - Malam lailatul qadar adalah satu malam penuh keberkahan yang terjadi pada bulan ramadhan dan digambarkan dalam Al Qur’an sebagai malam yang lebih baik…
Cara Penulisan Daftar Pustaka yang Baik dan Benar… Penulisan Daftar Pustaka - Dalam penulisan karya ilmiah tentu ada banyak hal yang perlu diperhatikan salah satunya adalah sistematika penulisan. Sistematika penulisan tersebut berbeda-beda bergantung pada bentuk karyanya , apakah…
Pengertian Teks Eksposisi (Ciri, Struktur, Jenis,… Pengertian teks eksposisi adalah teks atau susunan paragraf yang didalamnya mengandung informasi ditulis dalam bentuk padat, singkat, dan jelas. Dapat dikatakan bahwa teks eksposisi merupakan sebuah teks yang sifatnya nonfiksi.…
Doa Sholat Hajat Beserta Tata Cara dan Keutamaannya Sholat hajat merupakan salah satu dari sekian banyak amalan sholat yang hukumnya sunnah untuk dilaksanakan. Terutama bagi orang-orang yang memohon kepada Allah SWT agar mengabulkan keinginan (hajat) mereka. Dalam doa…
Peran dan Pemilihan Susunan Pengurus Yayasan yang Efektif "Halo semua, pada kesempatan kali ini kita akan membahas tentang susunan pengurus yayasan. Seperti yang kita tahu, yayasan merupakan sebuah organisasi nirlaba yang bertujuan untuk memperjuangkan suatu hal yang dianggap…
Tugas Malaikat Jibril (Wujud dan Nama Lainnya) Tugas Malaikat Jibril - Malaikat Jibril adalah malaikat yang sering disebut dalam kisah para Nabi. Hal itu juga berkaitan dengan ajaran agama samawi (Islam, Nasrani, dan Yahudi). Berhubung dia bertugas…
Doa Ziarah Kubur Lengkap (Arab, Latin, Terjemahan) Assalamu'alaikum pembaca yang bijak, semoga diberikan kesehatan selalu dan dilimpahkan rezeki yang halal. Kali ini penulis ingin berbagi ilmu tentang doa ziarah kubur beserta inti sarinya. Yuk sama-sama disimak!! Kematian…
Ukuran Amplop | Informasi Penting Bagi Kamu yang… Ukuran amplop – Siapa sih yang gak tahu amplop itu apa, hampir semua orang mengetahui apa itu amplop dan apa saja kegunaannya. Karena memang benda ini sering kita jumpai dalam…
Bacaan Surat Al-Kafirun Lengkap (Arab, Latin dan Terjemahan) Bacaan Surat Al Kafirun - Surat Al-Kafirun merupakan surah ke-109 dalam al-Qur'an. Surat Al Kafirun terdiri dari 6 ayat dan termasuk dalam surat Makkiyah. Nama Al Kaafiruun yang berarti orang-orang…
Pengertian Komunikasi (Komponen, Kategori, Proses dan Model) Setiap individu yang hidup bermasyarakat tentunya akan terlibat pada suatu bentuk komunikasi. Hal ini dikarenakan setiap orang akan mengalami suatu interaksi-interaksi dengan seseorang. Interaksi tersebutlah yang membentuk komunikasi antar mereka.…
Ukuran Kertas A4 | Si "HVS" Sahabat Karib Para… Ukuran Kertas A4 - Saat kita membahas tentang kertas, maka selain bahan apa yang digunakan dalam pembuatannya, ukuran juga menjadi hal yang harus diperhatikan. Berbagai ukuran kertas telah tersedia guna memenuhi…
Perbedaan Haji dan Umroh Lengkap (Pengertian dan Hukum) Perbedaan Haji dan Umroh - Sebagai umat Islam, pastilah kita sudah tidak asing lagi dengan ibadah Haji. Ya, Ibadah haji merupakan rukun kelima dari Rukun Islam. Menurut KBBI (Kamus Besar…
Tata Cara Shalat Idul Fitri yang Harus Dipahami Tata Cara Shalat Idul Fitri - Sama halnya dengan sholat idul adha, sholat idul fitri juga merupakan memont besar yang hanya terjadi satu hari dalam satu tahun sekali dan dilaksanakan…
Perbedaan Saham dan Obligasi dari Definisi beserta… Perbedaan saham dan obligasi dapat dipahami dari definisi keduanya. Menurut KBBI saham bearti surat bukti kepemilikan bagian modal perseroan terbatas yang memberi hak atas dividen dan lain-lain sesuai besar kecilnya…
Doa Sholat Witir (Pengertian, Waktu dan Jumlah Rakaat) Doa Sholat Witir – Sholat witir adalah sholat penutup yang biasanya memiliki jumlah rakaat ganjil. Kita mengenal sholat ini sebagai sholat penutup setelah shalat tahajud, shalat malam, maupun shalat tarawih…
Doa Nabi Musa (Arab, Latin dan Terjemahannya) Nabi Musa as merupakan salah satu Nabi dan juga Rasul Allah yang di utus dengan dibekali Kitab Taurat. Beliau adalah utusan Allah yang dikirim untuk menghadapi Fir’aun dan membebaskan Bani…
Bacaan Surat Al Kahfi (Sejarah, Keutamaan, Sunnah dan Isi) Bacaan Surat Al Kahfi - Surat al – kahfi merupakan salah satu surat yang memiliki keagungan tersendiri di dalam Al – Quran. Dalam artikel ini akan dijelaskan mengenai sejarah Ashabul…
Keistimewaan dan Keutamaan Hari Jum'at yang Penuh Berkah Keutamaan Hari Jum'at - Ada apa dengan hari Jum’at? Dalam Islam, hari Jum’at dikenal dengan sebutan sayyidul ayyam yang berarti Rajanya Hari. Umat muslim biasanya mengucapkan Jum’at Mubarok atau Jum’at…
Doa Ibu Hamil Lengkap (Arab, Latin dan Terjemahannya) Doa ibu hamil biasa dibaca oleh para wanita atau pasangan menikah. Hamil untuk seorang wanita adalah sebuah anugerah dari Allah Subhaanahu Wa Ta’aala. Ketika diberi rezeki dengan mengandung seorang anak…
Contoh Akronim (Pengertian dan Macam-macamnya) Contoh Akronim – Ada yang bilang bahwa kepopuleran dari sebuah akronim dapat menghilangkan kata yang diakronimkan. Kebanyakan orang akan menganggap kata-kata yang diakronimkan tersebut, bukan lagi sebuah akronim tapi sudah…