Bagian-Bagian Surat yang Wajib Dipahami Oleh Seorang Sekretaris
Bagian-Bagian Surat – Definisi surat dalam KBBI adalah kertas yang berisi tulisan informasi dari si pengirim dan ditujukan kepada si penerima. Sebagai salah satu media komunikasi surat juga dapat digunakan untuk berkirim pesan dan berita.
Jika dahulu wujud surat hanya dalam bentuk kertas, seiring berkembangnya teknologi kini dikenal juga jenis surat digital atau surat elektronik. Dimana surat tersebut biasanya dikirim via email atau faximile.
Nah, bagi kamu yang bercita-cita bekerja menjadi seorang sekretaris atau yang berkaitan dengan administrasi, tentu kamu wajib memahami bagian-bagian yang harus ada dalam sebuah surat
Seperti yang kita ketahui secara umum surat terbagi menjadi surat resmi dan surat tidak resmi. Nah, berikut bagian-bagian utama setidaknya harus dalam sebuah surat:
Kepala Surat
Dalam surat resmi kepala surat sekaligus menunjukkan identitas dari mana surat tersebut berasal. Sebuah organisasi atau perusahaan atau instansi memiliki logo, nama, dan alamat kantor yang semua tertuang di dalam kepala surat, biasa kita sebut sebagai kop surat.
Segala informasi penting lainnya dapat ditemukan pada bagian kepala atau kop surat ini, hingga alamat email, nomor telepon, dan informasi lainnya.
Berbeda halnya dengan surat tidak resmi yang biasanya dibuat oleh badan pribadi bukan perusahaan. Kepala surat hanya berisikan tempat dan tanggal pembuatan surat serta identitas si penerima surat. Misal sebagai contoh:
Kepada Yth. Wali Kelas VI.B SDN SUKAMAJU Di Tempat
Dimana penulisan identitas penerima ini didahului oleh penulisan tempat dan waktu pembuatan surat di sebelah kanan atas badan surat.
Nomor Surat dan Lampiran
Nah yang kedua ini biasanya hanya ada pada surat resmi saja. Dimana berfungsi untuk penomoran arsip surat keluar dan surat masuk. Selain itu nomor surat juga dapat dijadikan sebagai penunjuk saat mengadakan hubungan surat menyurat, dimana masing-masing perusahaan memiliki format tersendiri.
Lampiran digunakan sebagai petunjuk tentang dokumen yang disertakan bersama surat yang bersangkutan. Untuk surat resmi lampiran dinyatakan dalam jumlah yang pasti.
Perihal
Peletakan perihal surat biasanya jadi satu dengan nomor surat dan lampiran, yaitu pada pojok atas kiri badan surat di bawah kepala surat. Dalam surat tidak resmi perihal surat juga dapat diletakkan di bawah alamat tujuan (penerima), di atas atau di bawah salam pembuka ditulis menjorok ke kanan.
Seperti yang dijelaskan sebelumnya alamat atau tujuan surat termasuk ke dalam bagian kepala dalam surat tidak resmi. Berdasarkan letaknya pada badan surat, alamat tujuan surat terbagi menjadi alamat luar dan alamat dalam.
Alamat luar merupakan petunjuk informasi yang dituliskan di bagian depan amplop, berfungsi sebagai petunjuk alamat bagi petugas kurir saat mengantarkan surat. Sedangkan alamat dalam merupakan alamat petunjuk langsung bagi penerima surat atau petunjuk bagi petugas kearsipan surat.
Isi Surat
Dalam ini isi surat dimulai dengan salam pembuka, paragraf pembuka, isi surat, paragraf penutup, dan salam penutup. Salam pembuka dan penutup berfungsi untuk penghormatan kepada si penerima sehingga menumbuhkan rasa keakraban.
Sebelum menulis inti dalam isi surat berikan sedikit pendahuluan pada paragraf pembuka untuk membuat pembicaraan. Sebelum mengakhiri surat juga sajikan paragraf penutup yang biasanya berisi kesimpulan dari maksud yang ingin disampaikan.
Identitas Pengirim
Identitas pengirim terletak di akhir surat, berisikan nama terang pengirim, jabatan (jika dalam surat resmi), dan tanda tangan. Dalam surat resmi juga biasanya ditambahkan tembusan, yang biasanya digunakan jika surat tersebut perlu diketahui oleh banyak pihak yang bersangkutan.
Catatan/ NB
Terakhir catatan atau biasa disingkat NB merupakan pesan singkat yang dituliskan jika perlu di bagian paling bawah ujung surat. Bagian NB ini seringkali ditambahkan dalam surat tidak resmi, yang dalam bahasa lain disebut dengan PS, contoh: PS: “I Love You”.
Related Posts:
Ukuran Kertas A4 | Si "HVS" Sahabat Karib Para… Ukuran Kertas A4 - Saat kita membahas tentang kertas, maka selain bahan apa yang digunakan dalam pembuatannya, ukuran juga menjadi hal yang harus diperhatikan. Berbagai ukuran kertas telah tersedia guna memenuhi…
Peran dan Pemilihan Susunan Pengurus Yayasan yang Efektif "Halo semua, pada kesempatan kali ini kita akan membahas tentang susunan pengurus yayasan. Seperti yang kita tahu, yayasan merupakan sebuah organisasi nirlaba yang bertujuan untuk memperjuangkan suatu hal yang dianggap…
Contoh Surat Pemotongan Gaji Karyawan: Sistem… Halo teman-teman! Saat kita bekerja sebagai karyawan, ada baiknya jika kita paham betul mengenai berbagai aturan yang berlaku di tempat kerja, termasuk soal gaji. Salah satu hal yang mungkin sering…
Cara Mendapatkan Jodoh Soleh atau Solehah Menurut Islam Cara Mendapatkan Jodoh Menurut Islam - Ada istilah dalam majelis ilmu “Boleh Pacaran Asal Sudah Suami Istri ya”. Ya, statement ini ditujukan kepada seorang yang masih berstatus jomblo alias bujangan.…
Keistimewaan dan Keutamaan Hari Jum'at yang Penuh Berkah Keutamaan Hari Jum'at - Ada apa dengan hari Jum’at? Dalam Islam, hari Jum’at dikenal dengan sebutan sayyidul ayyam yang berarti Rajanya Hari. Umat muslim biasanya mengucapkan Jum’at Mubarok atau Jum’at…
Negeri atau Negri, Mana yang Benar dalam Penulisan? Ketika menulis tentang daerah tertentu di Indonesia, kita mungkin sering merasa kebingungan dalam memilih antara "negeri" atau "negri". Kedua kata tersebut seringkali dipakai secara bergantian, meski sebenarnya memiliki makna yang…
9 Amalan Agar Keinginannya Segera Dikabulkan Allah SWT Amalan Agar Keinginannya Segera Dikabulkan – Ada banyak amalan agar keinginannya segera dikabulkan oleh Allah subhanahu wa ta’ala. Tidak hanya berdoa dan berusaha meraih apa yang kita inginkan, tapi juga…
Tata Cara Shalat Idul Fitri yang Harus Dipahami Tata Cara Shalat Idul Fitri - Sama halnya dengan sholat idul adha, sholat idul fitri juga merupakan memont besar yang hanya terjadi satu hari dalam satu tahun sekali dan dilaksanakan…
Cara Penulisan Daftar Pustaka yang Baik dan Benar… Penulisan Daftar Pustaka - Dalam penulisan karya ilmiah tentu ada banyak hal yang perlu diperhatikan salah satunya adalah sistematika penulisan. Sistematika penulisan tersebut berbeda-beda bergantung pada bentuk karyanya , apakah…
Ulasan Lengkap Mengenai Pengertian Pasar Modal dan… Pengertian Pasar Modal - Diantara kalian pasti sudah pernah berbelanja sayuran atau suatu barang di pasar kan? Itu artinya, kalian sudah melakukan transaksi jual-beli. Lantas, apa hubungannya dengan pasar modal?…
Tata Cara Sholat Tasbih dan Keutamaannya (Lengkap) Sholat Tasbih - Sholat tasbih termasuk shalat sunnah yang didalamnya diharuskan membaca kalimat tasbih, yaitu سبحان الله والحمد لله ولا اله الا لله والله اكبر “Subhanallah wal hamdulillah wa laa…
Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris Kelas yang Wajib… Halo teman-teman! Apakah kalian pernah mendengar tentang tugas seorang sekretaris kelas dan tanggung jawabnya? Bagi kalian yang sudah duduk di bangku sekolah, pasti sudah tidak asing lagi dengan peran ini.…
Biografi Lengkap, Sejarah, dan Karya Muhammad Abduh Biografi Lengkap Muhammad Abduh - Sebagai umat muslim sudah sepatutnya kita juga mengenal para tokoh ulama dan syeikh Muhammad Abduh ini salah satunya. Karena berkat pemikiran dan dedikasi beliau banyak…
3 Amalan dan Doa di Malam Lailatul Qadar [Lengkap] Amalan-amalan dan Doa Malam Lailatul Qadar - Malam lailatul qadar adalah satu malam penuh keberkahan yang terjadi pada bulan ramadhan dan digambarkan dalam Al Qur’an sebagai malam yang lebih baik…
Arti Bismillah Beserta Makna dan Keutamaannya Arti Bismillah - Suatu riwayat menjelaskan bahwa Rasulullah SAW pernah bersabda yang artinya: "Telah diturunkan kepadaku satu ayat yang tidak pernah diturunkan kepada seorang nabi pun selain Nabi Sulaiman dan…
Tugas Malaikat Raqib (Pencatat Amalan Baik Manusia) Tugas Malaikat Raqib - Malaikat Raqib sering dikatakan sebagai nama malaikat pencatat amalan manusia bersama dengan Malaikat Atid. Ada pendapat yang menyatakan bahwa malaikat Raqib adalah pencatat amal kebaikan manusia…
Pengertian Masjid dan Beberapa Masjid Penting Bersejarah Pengertian masjid adalah tempat atau bangunan yang dikhususkan untuk melaksanakan ibadah bagi umat Islam, seperti shalat dan segala aktivitas yang mengandung kepatuhan kepada Allah Subhanahu wa Ta’ala semata. Pengertian Masjid…
Perbedaan Saham dan Obligasi dari Definisi beserta… Perbedaan saham dan obligasi dapat dipahami dari definisi keduanya. Menurut KBBI saham bearti surat bukti kepemilikan bagian modal perseroan terbatas yang memberi hak atas dividen dan lain-lain sesuai besar kecilnya…
Asal Usul Iblis (Pengertian dan Macam-macamnya) Asal Usul Iblis - Apa yang ada di benak Anda, jika mendengar kata iblis? Sesosok yang menakutkan? atau dalang penyebab manusia melakukan banyak dosa? Definisi tentang iblis berbeda antara satu…
Pengertian Selfie Beserta Sejarahnya [Lengkap] Pengertian Selfie - Salah satu trend yang paling berkembang di jaman sekarang adalah foto selfie. Tidak dipungkiri bahwa, sebagian orang yang ada di dunia pasti pernah mengambil foto selfie. Tapi…
