Pengertian Arsip (Fungsi dan Sifat Karakteristiknya)

Secara umum arsip merupakan suatu catatan (rekaman) kegiatan atau berupa sumber informasi yang memiliki berbagai macam bentuk dan dibuat oleh lembaga, organisasi atau bahkan individu perseorangan dalam hal pelaksanaan kegiatan.

Arsip sendiri dapat terbagi menjadi berbagai macam, baik itu berupa buku, surat, akta, piagam, dan yang lainnya yang bisa dijadikan sebagai bukti sah jika dilakukan atau ada suatu tindakan ataupun keputusan.

Sedangkan untuk bentuknya, di zaman dengan teknologi yang semakin berkembang dan maju ini, arsip dapat berupa audio, video dan juga digital.

Jika dilihat dari jenis bentuk suatu arsip, maka arsip dapat dibedakan menjadi arsip konvesional (contoh arsip kertas) dan arsip media baru (contoh, digital, mikro film, kaset, dll).

Secara etimologi, kata arsip merupakan kata serapan yang berasal dari Bahasa Belanda yaitu archief, yang juga sebenarnya merupakan serapan dari Bahasa Perancis yaitu archives.

Penulisan dan pengucapan dalam Bahasa Indonesia dari arsip ini tampaknya merujuk pada pengucapan kata archives dalam Bahasa Perancis.

Pengertian Arsip

Berikut merupakan pengertian arsip yang merujuk pada Undang-Undang dan juga beberapa ahli:

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 1 Angka 2 Tentang Kearsipan

Merujuk pada pengertian arsip dari UU No.43 Tahun 2009 Pasal 1 Angka 2 tentang kearsipan, arsip merupakan suatu rekaman berupa kegiatan atau peristiwa yang termuat dalam berbagai macam bentuk dan media.

Bentuk dan media suatu arsip disesuaikan dengan perkembangan teknologi, informasi dan komunikasi yang dibuat dan juga diterima oleh lembaga, baik itu lembaga negara, pendidikan, pemerintahan daaerah, perusahaan, perseorangan dan yang lainnya.

2. The Lieng Ge (Penulis 50+ buku dari berbagai bidang ilmu dan filsafat)

Arsip merupakan suatu kumpulan warkat yang disimpan dengan teratur dan terencana dikarenakan memiliki nilai kegunaan supaya setiap kali diperlukan dapat dengan cepat untuk ditemukan.

3. Sularso Mulyono (penulis buku Dasar-dasar Kearsipan)

Arsip merupakan penempatan kertas-kertas dalam suatu tempat penyimpanan yang baik berdasarkan aturan yang sudah didentukan agar jika kertas tersebut diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali.

Fungsi Arsip

1. Fungsi Arsip Berdasarkan Definisinya

Jika berdasarkan definisinya, maka arsip dapat diklasifikan menjadi 2 jenis, yaitu fungsi primer dan fungsi sekunder.

• Fungsi utama/primer

Berfungsi sebagai nilai guna baik itu berupa administrasi, keuangan, hukum, ilmiah dan teknologi yang berdasarkan kepentingan ketika dibuatnya, baik sebagai pendukung, pelaksana, atau setelah kegiatan selesai.

• Fungsi

  sekunder

Berfungsi sebagai inlai guna yang didasarkan pada kepentingan dari suatu lembaga, atau perseorangan, baik sebagai bahan bukti dan pertanggung jawaban. Ini juga termasuk dalam nilai guna informational dan pembuktian.

2. Fungsi Arsip Berdasaran Undang-Undang

Namun merujuk pada Undang-Undang No.7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip diklasifikasikan menjadi fungsi dinamis dan statis, berikut merupakan penjelasannya:

• Fungsi dinamis

Arsip berfungsi sesuai dengan kebutuhan baik itu secara langsung dalam proses atau pelaksanaan dan dapat dimanfaatkan untuk kegiatan, perusahaan, lembaga, perorangan sehari-hari.

• Fungsi statis

Cukup berbeda dengan fungsi dinamis, arsip dengan fungsi statis ini tidak dapat digunakan secara langsung baik itu dalam proses perencanaan atau penggunaannya.

Arsip dengan fungsi statis bisa juga dikatakan merupakan arsip yang telah mencapai nilai khusus pertanggungbawaban.

Sifat Karakteristik Arsip

Berikut merupakan beberapa sifat karakteristik arsip:

1. Autentik

berisi informasi yang sebenarnya, lengkap dengan keterangan waktu, tempat arsip dibuat/diterima, tujuan dari kegiatan, bukti kebijakan lebaga atau organisasi pembuat arsip.

2. Legal

Arsip dokumentasi yang mendukung tugas dan juga kegiatan tertentu yang berperan untuk bahan bukti resmi baik dalam pelaksanaan kegiatan atau bahkan pengambilan keputusan.

3. Unik

Arsip yang memiliki kronologi sendiri dan juga tidak dibuat banyak atau secara massal. Jika arsip dengan karakteristik ini diduplikasi maka akan memiliki makna yang berbeda.

4. Terpercaya

Arsip yang dapat digunakan dan dipercaya sebagai bukti sah atau bahan pendukung dari dilaksanakannya kegiatan tertentu.

Demikian penjelasan kami mengenai Pengertian Arsip. Semoga bermanfaat dan Terimakasih.