Bagian-Bagian Surat yang Wajib Dipahami Oleh Seorang Sekretaris
Bagian-Bagian Surat – Definisi surat dalam KBBI adalah kertas yang berisi tulisan informasi dari si pengirim dan ditujukan kepada si penerima. Sebagai salah satu media komunikasi surat juga dapat digunakan untuk berkirim pesan dan berita.
Jika dahulu wujud surat hanya dalam bentuk kertas, seiring berkembangnya teknologi kini dikenal juga jenis surat digital atau surat elektronik. Dimana surat tersebut biasanya dikirim via email atau faximile.
Nah, bagi kamu yang bercita-cita bekerja menjadi seorang sekretaris atau yang berkaitan dengan administrasi, tentu kamu wajib memahami bagian-bagian yang harus ada dalam sebuah surat
Seperti yang kita ketahui secara umum surat terbagi menjadi surat resmi dan surat tidak resmi. Nah, berikut bagian-bagian utama setidaknya harus dalam sebuah surat:
Kepala Surat
Dalam surat resmi kepala surat sekaligus menunjukkan identitas dari mana surat tersebut berasal. Sebuah organisasi atau perusahaan atau instansi memiliki logo, nama, dan alamat kantor yang semua tertuang di dalam kepala surat, biasa kita sebut sebagai kop surat.
Segala informasi penting lainnya dapat ditemukan pada bagian kepala atau kop surat ini, hingga alamat email, nomor telepon, dan informasi lainnya.
Berbeda halnya dengan surat tidak resmi yang biasanya dibuat oleh badan pribadi bukan perusahaan. Kepala surat hanya berisikan tempat dan tanggal pembuatan surat serta identitas si penerima surat. Misal sebagai contoh:
Kepada Yth. Wali Kelas VI.B SDN SUKAMAJU Di Tempat
Dimana penulisan identitas penerima ini didahului oleh penulisan tempat dan waktu pembuatan surat di sebelah kanan atas badan surat.
Nomor Surat dan Lampiran
Nah yang kedua ini biasanya hanya ada pada surat resmi saja. Dimana berfungsi untuk penomoran arsip surat keluar dan surat masuk. Selain itu nomor surat juga dapat dijadikan sebagai penunjuk saat mengadakan hubungan surat menyurat, dimana masing-masing perusahaan memiliki format tersendiri.
Lampiran digunakan sebagai petunjuk tentang dokumen yang disertakan bersama surat yang bersangkutan. Untuk surat resmi lampiran dinyatakan dalam jumlah yang pasti.
Perihal
Peletakan perihal surat biasanya jadi satu dengan nomor surat dan lampiran, yaitu pada pojok atas kiri badan surat di bawah kepala surat. Dalam surat tidak resmi perihal surat juga dapat diletakkan di bawah alamat tujuan (penerima), di atas atau di bawah salam pembuka ditulis menjorok ke kanan.
Seperti yang dijelaskan sebelumnya alamat atau tujuan surat termasuk ke dalam bagian kepala dalam surat tidak resmi. Berdasarkan letaknya pada badan surat, alamat tujuan surat terbagi menjadi alamat luar dan alamat dalam.
Alamat luar merupakan petunjuk informasi yang dituliskan di bagian depan amplop, berfungsi sebagai petunjuk alamat bagi petugas kurir saat mengantarkan surat. Sedangkan alamat dalam merupakan alamat petunjuk langsung bagi penerima surat atau petunjuk bagi petugas kearsipan surat.
Isi Surat
Dalam ini isi surat dimulai dengan salam pembuka, paragraf pembuka, isi surat, paragraf penutup, dan salam penutup. Salam pembuka dan penutup berfungsi untuk penghormatan kepada si penerima sehingga menumbuhkan rasa keakraban.
Sebelum menulis inti dalam isi surat berikan sedikit pendahuluan pada paragraf pembuka untuk membuat pembicaraan. Sebelum mengakhiri surat juga sajikan paragraf penutup yang biasanya berisi kesimpulan dari maksud yang ingin disampaikan.
Identitas Pengirim
Identitas pengirim terletak di akhir surat, berisikan nama terang pengirim, jabatan (jika dalam surat resmi), dan tanda tangan. Dalam surat resmi juga biasanya ditambahkan tembusan, yang biasanya digunakan jika surat tersebut perlu diketahui oleh banyak pihak yang bersangkutan.
Catatan/ NB
Terakhir catatan atau biasa disingkat NB merupakan pesan singkat yang dituliskan jika perlu di bagian paling bawah ujung surat. Bagian NB ini seringkali ditambahkan dalam surat tidak resmi, yang dalam bahasa lain disebut dengan PS, contoh: PS: “I Love You”.
Related Posts:
10 Jenis Metode Penelitian Beserta Pengertian dan Contohnya Metode Penelitian - Ilmu merupakan kunci manusia membangun peradaban. Ia – ilmu – dapat diperoleh dari manapun, hanya saja proses untuk mendapatkan ilmu yang memiliki nilai kebenaran harus dilandasi oleh…
Penulisan Bahasa Arab dan Tanda Bacanya (LENGKAP) Penulisan Bahasa Arab memiliki susunan Kalimat yang mirip dengan tatanan Bahasa Indonesia. Tentu ditulis dengan menggunakan huruf arab atau huruf hijaiyah. Kalimat paling sederhana paling tidak berisi subyek dan predikat…
Penjelasan Lengkap Mengenai Bagian-Bagian Bunga Sempurna Bagian-Bagian Bunga - Menurut ilmu botani bunga didefinisikan sebagai bagian tanaman untuk menghasilkan biji. Sebagai tumbuhan yang identik dengan wanita bunga menjadi alat reproduksi seksual pada tumbuhan berbiji tertutup. Dimana…
Kritik dan Saran untuk Meningkatkan Kualitas Buku Selamat datang di artikel kali ini yang membahas tentang contoh kritik dan saran untuk buku. Buku merupakan salah satu media yang sangat penting dalam kehidupan kita sehari-hari. Selain sebagai sumber…
Profil Provinsi Sulawesi Selatan | Geografis, Agama… Profil Provinsi Sulawesi Selatan - Sulawesi Selatan adalah Provinsi di Indonesia. Provinsi ini kaya dengan bentang alam yang indah. Berbagai macam suku yang tinggal di Sumatera Barat membuat provinsi ini…
Doa Berangkat Bekerja (Lafadz Arab dan Terjemahannya) Doa Berangkat Bekerja - Untuk memperoleh pekerjaan susah-susah gampang, ada yang sekali melamar langsung lolos ada pula yang perlu mencicipi beribu kegagalan baru kemudian mendapatkan pekerjaan. Dalam Islam bekerja mencari…
Bahasa Inggrisnya SMK Adalah: Pentingnya Memperkuat… Halo teman-teman! Hari ini kita mau bahas tentang bahasa Inggrisnya SMK, yang mungkin udah gak asing lagi buat kamu-kamu yang lagi sekolah di sana. Tapi bagi yang masih bingung, jangan…
Pengertian Basis Data | Jenis, Fungsi, Tujuan, dan… Pengertian Basis Data - Tentu kita sering mendengar istilah basis data atau pangkalan data apalagi di zaman yang serba digital ini. Meskipun pada hakikatnya konsep dasar dari pengertian basis data…
Bacaan Surat Yasin Arab, Latin, Artinya (Doa dan Keutamaan) Bacaan Surat Yasin - Bacaan surat yasin merupakan bagian dari isi Al-Aquran. Al-Quran adalah kitab suci umat Islam yang diturunkan oleh Allah SWT melalui malaikat Jibril secara berangsur-angsur kepada Nabi…
Perkembangan Pengertian Teknologi Seiring dengan… Pengertian Teknologi – Perkembangan gaya hidup tak lepas dari semakin pesatnya kemajuan teknologi saat ini. Jika zaman dahulu kala untuk berpindah dari Jakarta ke Sumatera memerlukan waktu berhari-hari, kini dapat…
Apa Itu MABA dan Arti Lainnya: Panduan Singkat untuk… Hai teman-teman, pasti banyak dari kalian yang pada saat masuk universitas atau perguruan tinggi, mendengar istilah MABA, kan? Tapi sebenarnya apa sih MABA itu? Malah, banyak juga yang belum tahu…
Pengertian Stempel dan Fungsinya yang Penting dalam… Stempel adalah suatu benda yang biasa digunakan untuk mencap atau memarkah dokumen dan kertas kerja. Secara umum stempel terdiri dari tiga komponen utama, yaitu pegangan, bantalan tinta, dan plunger atau…
Susunan Pengurus Hipmi Pusat: Siapa Saja yang… Himpunan Pengusaha Muda Indonesia (HIPMI) adalah organisasi nirlaba yang bergerak di bidang pengembangan potensi pengusaha muda. Sebagai organisasi yang penting untuk peran pengembangan ekonomi Indonesia, HIPMI harus memiliki susunan pengurus…
Contoh Media Elektronik yang Populer Digunakan di Indonesia Hari ini, teknologi semakin maju dan memudahkan banyak hal. Salah satu dampak positif dari kemajuan teknologi adalah adanya media elektronik. Apa itu media elektronik? Media elektronik merupakan jenis media yang…
Selection Tool Photoshop Alat Seleksi di Photoshop: Pilihan Tepat untuk Pengeditan Gambar! Bagaimana Cara Menggunakan Alat Seleksi di Photoshop? Alat seleksi di Photoshop adalah salah satu alat penting yang harus Anda kuasai jika…
Profil Provinsi Bali | Peta, Logo, Nilai Budaya dan… Profil Provinsi Bali - Bali adalah salah satu provinsi di Indonesia. Ibu kota dari Bali adalah Denpasar. Mengenai luas wilayah, provinsi ini memiliki luas wilayah kurang lebih 5.780,06 km2 dengan…
Ukuran Kertas A4 | Si "HVS" Sahabat Karib Para… Ukuran Kertas A4 - Saat kita membahas tentang kertas, maka selain bahan apa yang digunakan dalam pembuatannya, ukuran juga menjadi hal yang harus diperhatikan. Berbagai ukuran kertas telah tersedia guna memenuhi…
Profil Provinsi Nusa Tenggara Barat | Sejarah, Logo… Profil Provinsi Nusa Tenggara Barat - Nusa Tenggara Barat menjadi salah satu provinsi yang berada dalam wilayah NKRI. Letaknya sangat strategis berada di tengah-tengah lalulintas pelayaran Aceh dan Kupang, yang…
Penjelasan Dan Cara Menggunakan Transform Photoshop Penjelasan dan Cara Menggunakan Transform Photoshop: Tutorial Dasar Transformasi Gambar di Adobe Photoshop Pendahuluan Photoshop merupakan salah satu perangkat lunak (software) yang sangat populer digunakan oleh para desainer, fotografer, dan…
Pengertian Komunikasi (Komponen, Kategori, Proses dan Model) Setiap individu yang hidup bermasyarakat tentunya akan terlibat pada suatu bentuk komunikasi. Hal ini dikarenakan setiap orang akan mengalami suatu interaksi-interaksi dengan seseorang. Interaksi tersebutlah yang membentuk komunikasi antar mereka.…
